گروه خودرو سازي سايپا

 

 

راهنماي سيستم مديريت پالت

 

 

 

اين راهنما شامل روش كامل استفاده از سيستم مديريت پالت مي باشد كه شامل موضوعات زير است :

 

1-    صدور اظهار نامه

2-    ليست اظهارنامه ها

3-    تنظيمات چاپ اظهار نامه

4-    كارتابل اظهار نامه ها

5-    فرايند سيستم مديريت پالت

 

 

 

 

 

 

 

1- صدور اظهار نامه :

 

 

ابتدا از ساختار درختي اينترانت گزينه " فرم صدور اظهار نامه " را انتخاب نماييد (مطابق شكل).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در نتيجه پس از دريافت كلمه شناسايي و رمز عبور فرم صدور اظهار نامه باز خواهد شد كه اطلاعات پالتهاي مورد استفاده براي ارسال محموله در آن بايد تكميل گردد .

اين اطلاعات عبارتند از :

-         تاريخ صدور اظهارنامه (پيش فرض تاريخ روز جاري خواهد بود.)

-          تاريخ ورود به محل مشتري (پيش فرض تاريخ روز جاري خواهد بود.)

-          تعيين نام سازنده يا ارسال كننده پالت (در صورت استفاده سازندگان از اين فرم اين مورد اتوماتيك نام ارسال كننده خواهد بود )

-         تعيين شركت تحويل گيرنده يعني محلي كه پالت ها به آنجا ارسال ميگردد . (پيش فرض سايپا مي باشد)

-         تعيين محل تحويل كه يكي از انبارهاي شركت تحويل گيرنده مي باشد .

-         علت ورود پالت به محل تحويل (پيش فرض تحويل قطعات مي باشد)

-          نوع وسيله حمل و نقل (پيش فرض تريلر مي باشد)

-         شماره شهرباني وسيله حمل و نقل و توضيحات

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

قسمت دوم فرم شامل اطلاعات پالتها مي باشد كه در آن اين اطلاعات بايد تكميل گردد :

-         تعيين نوع ظرف يا پالت حاوي محموله

-         تعداد پالت يا ظرف حاوي محموله

-         ملاحظات براي هر نوع پالت كه البته تكميل آن اختياري مي باشد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پس از تعيين نوع و تعداد پالت بايد هر بار علامت تيك مربوط به گزينه ثبت موقت كليك گردد تا در يك جدول موقت اطلاعات ثبت گردد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در جدول موقت چنانچه اطلاعات پالتي اشتباه وارد شده باشد توسط آيكن حذف امكان حذف آن وجود دارد . در نهايت با كليك بر روي دكمه ثبت نهايي اطلاعات اين اظهار نامه كامل ثبت ميگردد و شماره اين اظهار نامه و دكمه چاپ به نمايش در خواهد آمد.

 

 

 

 

 

 

 

 

پس از انتخاب دكمه " چاپ اظهار نامه " فرم كامل اظهار نامه در صفحه ديگري آماده چاپ است .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2- ليست اظهار نامه ها :

 

در ساختار درختي اينترانت سيستم ديگري وجود دارد كه از طريق آن امكان نمايش ليست كل اظهار نامه ها وجود دارد :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

با انتخاب اين گزينه پس از دريافت كلمه شناسايي و رمز عبور ليست اظهار نامه ها به نمايش در خواهد آمد كه در اين ليست علاوه بر نمايش وضعيت اظهار نامه امكان نمايش و چاپ مجدد اظهار نامه وجود دارد .

وضعيت اظهارنامه يكي از سه حالت زير مي باشد :

-         تنظيم : يعني هنوز به هيچ يك از مراحل تاييد نرسيده است .

-         تاييد ورودي : يعني از اولين مرحله تاييد پالت در محل مشتري گذشته است .

-         تاييد خروجي : يعني از دومين مرحله تاييد نيز گشته است و رسد انبار گردييده است .

 

در اين فرم امكان جستجوي يك اظهار نامه خاص و يا يك محدوده تاريخي خاص وجود دارد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3- تنظيمات چاپ اظهار نامه :

 

براي چاپ اظهار نامه حتما" مي بايست از منوي File   گزينه Print  استفاده نماييد اما لازم است فقط براي يكبار Page Setup  را مطابق شكل زير تنظيم نماييد در غير اينصورت ممكن است نتيجه چاپ مطلوب نباشد .

 

خالي باشد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4- كارتابل اظهار نامه ها:

 

در قسمت كارتابل ليست اظهارنامه ما به تفكيك مشتري در ايستگاههاي اول و دوم قابل مشاهده است كاربر پس از ورود به سيستم با توجه به دسترسي به دو ايستگاه  " تاييد ورودي  (كنترل گردش پالت) " و " تاييد خروجي (كنترل گردش پالت) " مي تواند ليست اظهارنامه ها را مشاهده كند . در ايستگاه اول تمام اظهارنامه هايي كه در مرحله تنظيم مي باشند و در ايستگاه دوم ليست اظهارنامه هايي كه در ايستگاه اول تاييد شده ديده مي شود.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

با كليك هركدام ازاين دو لينك صفحه اي كه قابل جستجو بر حسب كد سازنده ، تاريخ اظهارنامه و شماره اظهارنامه در آن وجود دارد باز ميشود.در هر رديف يك تيك سبز رنگ وجود دارد كه با كليك بر روي آن جزئيات اظهارنامه مورد نظر ديده ميشود.

در ايستگاه اول دو كليد ويرايش و تاييد وجود دارد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اگر تمام جزئيات اظهار نامه از نظر كاربر تاييد باشد بدون ويرايش اظهار نامه را ميتواند تاييد كند.در غير اين صورت با زدن كليد ويرايش شرح پالت/ظرف و تعداد ارسالي به صورت ويرايشي ظاهر مي شود.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در صورت منصرف شدن از ايجاد تغييرات با زدن كليد انصراف همه چيز به حالت اول بر ميگردد و در صورت زدن كليد تاييد اطلاعات ثبت مي شود و پيغام (ثبت با موفقيت انجام شد) و كليد كارتابل ظاهر ميشود. كاربر براي تاييد اظهار نامه هاي بعدي از كليد كارتابل مي تواند استفاده كند.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

در ايستگاه دوم  نيز با انتخاب گزينه " تاييد خروجي (كنترل گردش پالت )‌" ليست اظهار نامه هايي كه در ايستگاه اول مورد تاييد قرارگرفته اند ظاهر ميشود .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

كاربر ميتواند تعداد برگشتي را بر حسب تعداد پالتهايي كه خارج ميشوند در اين مرحله وارد نمايد و با زدن كليد تاييد مقدار خروجي را ثبت نمايد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پس از ثبت پيغام (ثبت با موفقيت انجام شد) و كليد كارتابل ظاهر مي شود و مجددا" امكان تاييد خروجي اظهارنامه ديگري وجود خواهد داشت .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5- فرايند سيستم مديريت پالت

1- فرآيند ورود و خروج پالت به همراه محموله به سايپا و پارس خودرو

1- 1- تكميل فرم اظهارنامه در اينترانت و پرينت نمودن دو نسخه فرم اظهارنامه ورود و خروج پالت

2-1- ثبت مهر و امضاء محل ارسال كننده فرم اظهارنامه ورود و خروج پالت توسط شركت سازنده

3-1- ارائه اظهارنامه ورود و خروج پالت به دفتر نمايندگي سازه گستر مستقر در سايپا و پارس خودرو توسط شركت سازنده

4-1- ثبت مهر و امضاء و تعداد و نوع پالت ارسالي در باكس مربوطه به دفتر نمايندگي توسط دفتر نمايندگي سازه گستر

5-1- تحويل پالت به انبار مربوطه توسط شرکت سازنده

6-1- ثبت مهر و امضاء و تعداد و نوع پالت و تاريخ تخليه در باكس انبار تحويل گيرنده برروي فرم اظهارنامه توسط انبار تخليه کننده پالت

7-1- ثبت امضاء و تعداد و نوع پالت و تاريخ تخليه در باكس حراست توسط حراست (كنترل بازرسي)

8-1- فرآيند ثبت پالت در زماني كه نياز به خروج پالت توسط سازنده ميباشد

1-8-1- ارائه دو نسخه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت پس از دريافت تائيديه دفتر نمايندگي سازه گستر ،حراست و انبار تحويل گيرنده به واحد كنترل گردش پالتها در همان روز تخليه بار در سايپا و پارس خودرو

2-8-1- ثبت اطلاعات پالت ورودي در كاردكس و ممهور نمودن دو برگ اظهارنامه مربوطه به مهر ثبت شد توسط واحد كنترل گردش پالتها

3-8-1- ارائه يك برگ اظهارنامه ثبت شده به نماينده سازنده جهت اطلاع از رسيد پالت در سايپا و پارس خودرو

4-8-1- بايگاني 1برگ اظهارنامه ثبت شده در بايگاني واحد كنترل گردش پالتها

9-1- فرآيند ثبت پالت در زماني كه نياز به خروج پالت توسط سازنده باشد

1-9-1- مراجعه نماينده سازنده به واحد حراست مستقر در واحد كنترل گردش پالتها و دريافت نوبت بارگيري

2-9-1- ثبت نوبت بارگيري در پشت برگ ورود به خودروساز توسط واحد حراست

3-9-1- ارائه 2نسخه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت كه داراي تائيديه دفتر نمايندگي سازه گستر ،حراست و انبار تحويل گيرنده باشد به واحد كنترل گردش پالتها در همان روز تخليه بار در خودروساز

4-9-1- كنترل اظهارنامه و كاردكس سازنده و در صورت تائيد اقدام به صدوربرگ مجوز بارگيري توسط واحد كنترل گردش پالتها

5-9-1- ثبت تعداد و نوع پالت مجاز به بارگيري در برگ مجوز بارگيري توسط واحد كنترل گردش پالتها

6-9-1- دريافت برگ ورود خودرو به سايپا و پارس خودرو از نماينده سازنده و ارائه برگ مجوز بارگيري به نماينده سازنده توسط واحد كنترل گردش پالتها جهت اقدام به بارگيري مطابق نوبت منظور شده

7-9-1- ورود خودرو به محوطه پالتها طبق نوبت و با هماهنگي حراست

8-9-1- ارائه برگ مجوز بارگيري به راننده ليفتراك جهت بارگيري پالتهاي مورد نظر توسط سازنده

9-9-1- اقدام به بارگيري پالتهاي خالي مطابق برگ مجوز بارگيري و ثبت تعداد بارگيري شده امضاء و ساعت بارگيري در برگ مجوز بارگيري توسط راننده ليفتراك محوطه پالتها

10-9-1- انتقال خودرو بارگيري شده به خارج از محوطه پالتها و ارائه برگ مجوز بارگيري امضاء شده به واحد كنترل گردش پالتها توسط نماينده سازنده

11-9-1- ثبت تعداد بارگيري شده مطابق برگ مجوز بارگيري در2برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت و ثبت مهر واحد كنترل گردش پالتها و امضاء و تاريخ بارگيري در اظهارنامه مربوطه

12-9-1- تائيد نماينده سازنده در برگ اظهارنامه ورودو خروج پالت مبني بر دريافت پالتهاي ثبت شده در فرم اظهارنامه

13-9-1- ارائه 2نسخه برگ اظهارنامه تائيد شده به واحد حراست مستقر در واحد كنترل گردش پالتها و دريافت تائيد يه حراست جهت خروج پالت از سايپا و پارس خودرو توسط سازنده

14-9-1- ارائه 2نسخه برگ اظهارنامه تائيد شده حراست به واحد كنترل گردش پالتها

15-9-1- ارائه يك نسخه اظهارنامه ورود و خروج پالت به همراه برگ ورود خودرو به سازنده جهت خروج ار سايپا و پارس خودرو توسط واحد كنترل گردش پالتها

16-9-1- ثبت تعداد پالت ورودي و خروجي در كاردكس سازنده و بايگاني يك نسخه از اظهارنامه مربوطه به همراه برگ مجوز بارگيري در سوابق سازندگان توسط واحد كنترل گردش پالتها

2- فرآيند خروج پالت بدون ارسال محموله به سايپا و پارس خودرو

1-2- تكميل 2نسخه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت بدون ثبت تعداد برگشتي در فرم توسط شركت سازنده

2-2- ثبت مهر و امضاء محل ارسال كننده فرم اظهارنامه ورود و خروج پالت توسط شركت سازنده

3-2- ارائه اظهارنامه ورود و خروج پالت به دفتر نمايندگي سازه گستر مستقر در سايپا و پارس خودرو توسط شركت سازنده

4-2- ثبت مهر و امضاء در باكس مربوط به دفتر نمايندگي مبني بر تائيد اظهارنامه مربوطه توسط دفتر نمايندگي سازه گستر

5-2- مراجعه نماينده سازنده به واحد حراست مستقر در واحد كنترل گردش پالتها و دريافت نوبت بارگيري

6-2- ثبت نوبت بارگيري در پشت برگ ورود به سايپا و پارس خودرو توسط واحد حراست

7-2- ارائه 2نسخه برگ اظهارنامه مربوطه كه داراي تائيديه دفتر نمايندگي سازه گستر باشد به واحد كنترل گردش پالتها

8-2- كنترل كاردكس سازنده و اقدام به صدور برگ مجوز بارگيري توسط واحد كنترل گردش پالتها

9-2- مطابق بند5-9-1 الي 15-9-1

10-2- ثبت تعداد پالت خروجي در كاردكس سازنده و بايگاني يك نسخه از اظهارنامه به همراه برگ مجوز بارگيري در سوابق سازندگان

 

 

3- فرآيند خروج پالت جهت محموله هاي برگشتي

1-3- تكميل 2نسخه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت توسط واحد برگشتي اداره دريافت كالا

2-3- بارگيري محموله هاي برگشتي به همراه پالتها توسط واحد برگشتي اداره دريافت كالا

3-3- ثبت تعداد پالت بارگيري شده در برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت تنظيم شده توسط واحد برگشتي اداره دريافت كالا

4-3- امضاء برگ اظهارنامه ورود و خروج مربوطه توسط نماينده سازنده مبني بر تحويل پالتهاي مزبور

5-3- دريافت تائيد دفتر نمايندگی و حراست در فرم اظهارنامه ورود و خروج پالت جهت خروج از سايپا و پارس خودرو

6-3- ارائه يكبرگ اظهارنامه تائيد شده واحد حراست به نماينده سازنده توسط واحد برگشتي اداره دريافت كالا

7-3- ارائه يكبرگ اظهارنامه تائيد شده به واحد كنترل گردش پالتها جهت ثبت در كاردكس سازنده توسط واحد برگشتي اداره دريافت كالا

8-3- ثبت تعداد خروجي پالت در كاردكس سازنده و بايگاني برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت در سوابق سازندگان

فرآيند تامين پالتها بصورت جايگزين در صورت كمبود پالت از شركتهاي گروه

- استعلام از شركتهاي گروه در خصوص موجودي پالتهاي خالي قابل بارگيري

- ارائه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت به واحد كنترل گردش پالتها توسط سازنده

- ثبت اطلاعات اظهارنامه ورود پالت در كاردكس سازنده در صورت ارسال پالت جديد به سايپا و پارس خودرو توسط واحد كنترل گردش پالتها

- كنترل كاردكس سازنده در جهت تعداد مجاز به بارگيري

- ثبت تعداد مجاز به تحويل در برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت (تعداد برگشتي )‌و ثبت عنوان تحويل از شركتهاي گروه و مهر و امضاء اظهارنامه مربوطه توسط واحد كنترل گردش پالتها

- دريافت تائيديه از سازنده توسط واحد كنترل گردش پالتها در برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت از نماينده سازنده مبني بر دريافت پالت

- ثبت تعداد پالت رخوجي در كاردكس سازنده

- تكميل 2نسخه فرمت تحويل پالت از شركتهاي گروه توسط واحد كنترل گردش پالتها

- ثبت شماره كاردكس در برگ اظهارنامه و فرمت تحويل پالت از شركتهاي گروه توسط واحد كنترل گردش پالتها

- ارائه يك نسخه برگ اظهارنامه ورود و خروج پالت ممهور شده به مهر كنترل گردش پالتها و يك نسخه فرمت تحويل پالت از شركتهاي گروه به نماينده سازنده جهت مراجعه به شركت گروه و تحويل پالت

- ارائه برگ اظهارنامه و فرمت تحويل پالت به نماينده شركت گروه توسط نماينده سازنده

- كنترل اظهارنامه و فرمت تحويل پالت توسط نماينده شركت گروه

- بارگيري پالتهاي مورد نظر مطابق مدارك ارسالي از سايپا و پارس خودرو

- تكميل اظهارنامه ورود و خروج جديد و ثبت تعداد تحويلي و شماره كاردكس اظهارنامه ارسالي از سايپا و پارس خودرو در اظهارنامه و دريافت تائيديه از نماينده سازنده توسط شركت سازنده

- ارائه اظهارنامه ارسالي از سايپا و پارس خودرو به سازنده توسط شركت گروه پس از ممهور نمودن اظهارنامه به مهر باطل شد

- ارسال يك نسخه اظهارنامه تكميل شده به همراه اصل فرمت تحويل پالت از شركتهاي گروه به واحد كنترل گردش پالتها توسط شركت گروه

- كنترل اظهارنامه ارسالي با مدارك و مستندات واحد كنترل گردش پالتها

- ثبت تعداد تحويلي از شركت گروه در بستانكاري كاردكس شركت گروه پس از مطابقت با مدارك و سوابق موجود توسط واحد كنترل گردش پالتها

- ثبت شماره كاردكس جديد در اظهارنامه و فرمت تحويل پالت ارسالي از شركت گروه

- بايگاني اظهارنامه و فرمت تحويل پالت در سوابق شركتهاي گروه

 

 

 فرايند تخصيص مجوز يكبارگردش به سازنده در صورت كمبود پالت نزد سازنده

- ارسال يكبرگ مجوز يكبار گردش پالت به واحد كنترل گردش پالتها توسط اداره بسته بندي

- ثبت اطلاعات مجوز دريافتي در فايل مجوزها توسط واحد كنترل گردش پالتها

- ثبت تعداد پالت مشخص شده در مجوزهاي دريافتي در كاردكس سازنده و افزايش مانده كاردكس توسط واحد كنترل گردش پالتها

- بايگاني مجوز دريافتي در سوابق واحد كنترل گردش پالتها

- ارائه اظهارنامه ورود و خروج پالت بدون ثبت تعداد ارسالي به واحد كنترل گردش پالتها توسط سازنده

- كنترل كاردكس سازنده و صدور مجوز بارگيري در سايپا و پارس خودرو يا صدور فرمت تحويل پالت از شركتهاي گروه توسط واحد كنترل گردش پالتها

- فرآيند خروج پالت از سايپا و پارس خودرو يا شركتهاي گروه

- فرآيند ارسال پالت به سايپا و پارس خودرو

- كاهش تعداد پالت يكبار گردش از كاردكس سازنده

 

** کليه اظهارنامه های پالتهای تخليه شده در سايپا و پارس خودرو در همان روز ميبايست به واحد کنترل گردش پالتها ارائه و ثبت گرديده و ممهور به مهر ثبت شد واحد مربوطه گردد

 

** کليه اظهارنامه هايی که ممهور به مهر ثبت شد واحد پالتها ميباشد تنها جهت رسيد دريافت پالت بوده و خروج پالت توسط اينگونه اظهارنامه ها قابل انجام نخواهد بود .

 

** در خصوص سازندگانی که جهت ورود و خروج پالت از سايپا و پارس خودرو اظهارنامه به همراه نداشته باشند به دفتر نمايندگی مربوطه مستقر در سايپا و پارس خودرو مراجعه نمايند .